Pour un gala, un congrès ou l’anniversaire d’une entreprise, envoyez votre save the date 3 à 6 mois à l’avance. Pour une soirée d’entreprise de fin d’année, 2 à 3 mois suffisent, et pour des retrouvailles d’anciens élèves ou de famille, 4 à 6 mois. Indiquez le nom de l’organisation ou du groupe, l’événement, la date et la ville, et précisez quand suivront l’invitation ou les inscriptions.
Pourquoi un événement professionnel a besoin d’un save the date
Les agendas professionnels se remplissent vite, et décembre est le mois le plus chargé de tous. Un save the date place votre événement dans les calendriers avant que quelque chose d’autre ne prenne sa place. Pour des retrouvailles, le défi est différent : les invités sont dispersés dans plusieurs villes, et certains ne se sont pas parlé depuis des années. Un message envoyé tôt leur laisse le temps d’organiser le trajet et de faire passer le mot. Les délais pour toutes les occasions sont dans quand envoyer le save the date.
Que mettre sur le save the date d’une soirée d’entreprise ou d’un gala
- Qui organise : l’entreprise, l’association ou la promo (« Lycée Jean-Moulin, promo 2007 »).
- De quoi il s’agit : « Gala annuel », « Altéa fête ses 20 ans », « Soirée de fin d’année », « 20 ans du bac ».
- La date et la ville. Ajoutez le lieu s’il est réservé.
- La suite : « Invitation à suivre » ou « Ouverture des inscriptions en mars ».
- Éventuellement un dress code pour un gala en tenue de soirée, pour que les invités prévoient leur tenue à temps.
Exemples de texte
Gala
« Save the date. Gala annuel de la Fondation Rive Claire, samedi 13 novembre 2027, Lyon. Tenue de soirée exigée. Invitation à suivre. »
Soirée de fin d’année
« Notez-le dans vos agendas : notre soirée de fin d’année aura lieu le vendredi 10 décembre 2027. Lieu et programme à suivre. »
Anniversaire d’entreprise
« Altéa fête ses 20 ans. Célébrez-les avec nous le jeudi 23 septembre 2027, à Nantes. Invitation à suivre. »
Réunion d’anciens élèves
« Lycée Jean-Moulin, promo 2007 : rendez-vous pour les 20 ans du bac le samedi 2 octobre 2027. Réservez la date et faites passer le mot ! »
Ce qui a sa place sur un save the date, et ce qu’on garde pour plus tard, est détaillé dans que mettre sur un save the date.
Connaître les effectifs tôt
Galas et soirées d’entreprise impliquent traiteur, plan de table et parfois transport. Un bouton RSVP sur le save the date vous donne un premier décompte des mois à l’avance : les invités choisissent Oui, Non ou Peut-être et indiquent combien ils seront. Vous voyez les réponses dans votre tableau de bord. Plus d’infos dans le save the date avec réponse.
Partager avec un grand groupe
Pour un événement d’entreprise, l’e-mail reste en général le canal principal ; pour des retrouvailles, un groupe WhatsApp ou Facebook touche souvent plus de monde. Un save the date numérique, c’est un seul lien qui fonctionne partout, et les invités ajoutent la date à leur calendrier d’un geste. Si le lieu change, modifiez le save the date : le lien reste le même.
Autres occasions
Vous préparez plutôt un grand anniversaire ? Voyez le save the date d’anniversaire. Quel que soit l’événement, créer un save the date gratuit prend quelques minutes, et les modèles de save the date comprennent des cartes pour galas, soirées d’entreprise, événements caritatifs et bien d’autres.
Prêt à partager votre date ? Sur freesavethedate.online, vous créez gratuitement un save the date numérique, avec un bouton pour l’ajouter au calendrier et une réponse anticipée. Choisissez l’un des modèles de save the date ou créez tout de suite votre save the date gratuit.
Vos questions sur le save the date professionnel et les retrouvailles
Trois à six mois avant pour un gala, un congrès ou l’anniversaire de l’entreprise. Pour une soirée de fin d’année, deux à trois mois suffisent en général.
Quatre à six mois avant, pour laisser aux invités le temps d’organiser le trajet et de prévenir les autres.
Seulement s’il compte pour l’organisation, par exemple une tenue de soirée. Le reste peut attendre l’invitation.
Oui. Avec un save the date numérique, vous pouvez ajouter un bouton RSVP et voir toutes les réponses dans votre tableau de bord.