Een save the date voor een gala, congres of bedrijfsjubileum verstuur je 3 tot 6 maanden vooraf. Voor een kerstborrel of personeelsfeest aan het eind van het jaar zijn 2 tot 3 maanden genoeg, en voor een reünie van de middelbare school of de familie 4 tot 6 maanden. Zet de naam van de organisatie of groep erop, het soort feest, de datum en de stad, en wanneer de uitnodiging of aanmelding volgt.
Waarom een bedrijfsfeest een save the date nodig heeft
Zakelijke agenda’s lopen snel vol, en december is de drukste maand van allemaal. Met een save the date staat jouw bedrijfsfeest in de agenda voordat iets anders die plek inneemt. Bij een reünie ligt de uitdaging anders: gasten wonen verspreid over het land en sommigen hebben elkaar al jaren niet gesproken. Een vroeg bericht geeft ze tijd om de reis te regelen en het nieuws door te vertellen. De tijdlijnen voor alle gelegenheden staan in wanneer je een save the date verstuurt.
Wat zet je erop?
- Wie het organiseert: het bedrijf, de vereniging of de klas (“Eindexamenklas 2007, Stedelijk Gymnasium Zwolle”).
- Wat het is: “Jaarlijks gala”, “20 jaar Noordwind”, “Kerstborrel”, “Personeelsfeest”, “20-jarige reünie”.
- De datum en de stad. Zet de locatie erbij als die geboekt is.
- Wat volgt: “Uitnodiging volgt” of “Aanmelden kan vanaf maart”.
- Eventueel een dresscode bij een black-tie-gala, zodat gasten op tijd hun outfit kunnen regelen.
Voorbeeldteksten
Gala
“Save the date. Jaarlijks gala van Stichting Rivierenland, zaterdag 13 november 2027, Amsterdam. Black tie. Uitnodiging volgt.”
Kerstborrel of personeelsfeest
“Zet hem alvast in je agenda: onze kerstborrel is op vrijdag 10 december 2027. Locatie en programma volgen.”
Bedrijfsjubileum
“20 jaar Noordwind. Vier het met ons op donderdag 23 september 2027 in Utrecht. Uitnodiging volgt.”
Reünie van de middelbare school
“Eindexamenklas 2007 van het Stedelijk Gymnasium Zwolle: onze 20-jarige reünie is op zaterdag 2 oktober 2027. Save the date en vertel het je oude klasgenoten!”
Meer over wat wel en niet op een save the date hoort, lees je in wat zet je op een save the date.
Ken je aantallen vroeg
Bij gala’s en bedrijfsfeesten komen catering, een tafelindeling en soms vervoer kijken. Een RSVP-knop op de save the date geeft je maanden vooraf een eerste telling: gasten kiezen Ja, Nee of Onzeker en geven aan met hoeveel ze komen. De antwoorden zie je in je dashboard. Meer in save the date met RSVP.
Delen met een grote groep
Voor een bedrijfsevenement is e-mail meestal het belangrijkste kanaal; voor een reünie bereik je via een WhatsApp- of Facebookgroep vaak meer mensen. Een digitale save the date is één link die overal werkt, en gasten zetten de datum met één tik in hun agenda. Verandert de locatie, pas dan de save the date aan; de link blijft hetzelfde.
Andere gelegenheden
Organiseer je liever een groot verjaardagsfeest? Zie een save the date voor een verjaardag. Welk feest het ook is, gratis een save the date maken kost je een paar minuten, en bij de save the date-ontwerpen vind je ontwerpen voor gala’s, bedrijfsfeesten, goede doelen-evenementen en meer.
Klaar om je datum te delen? Op freesavethedate.online maak je gratis een digitale save the date, met een knop om de datum in de agenda te zetten en een vroege RSVP. Kies een van de save the date-ontwerpen of maak meteen je gratis save the date.
Vragen over een save the date voor bedrijfsfeesten en reünies
Drie tot zes maanden vooraf voor een gala, congres of bedrijfsjubileum. Voor een kerstborrel of personeelsfeest aan het eind van het jaar zijn twee tot drie maanden meestal genoeg.
Vier tot zes maanden voor de reünie, zodat gasten tijd hebben om de reis te regelen en het nieuws aan anderen door te geven.
Alleen als die belangrijk is voor de planning, bijvoorbeeld black tie. Andere details kunnen wachten tot de uitnodiging.
Ja. Op een digitale save the date kun je een RSVP-knop zetten en alle antwoorden in je dashboard bekijken.