Wanneer verstuur je een save the date? Tijdlijn per gelegenheid

Een save the date voor een bruiloft verstuur je 6 tot 8 maanden voor de dag, en 8 tot 12 maanden vooraf als je in het buitenland trouwt. Voor een familiereünie zijn 4 tot 6 maanden genoeg, voor een kroonjaar of jubileum 2 tot 3 maanden en voor een diploma- of ander groot feest 6 tot 8 weken. De regel erachter: hoe meer je gasten moeten regelen, hoe eerder je hem verstuurt.

Wanneer save the date versturen: de tijdlijn in één oogopslag

Zie dit als gewoontes, niet als deadlines. Een save the date die wat laat binnenkomt doet nog steeds zijn werk; een die pas komt als je gasten hun zomer al hebben geboekt niet.

Bruiloft: 6 tot 8 maanden vooraf

Trouw je in de buurt, dan geven zes tot acht maanden je gasten tijd om vrij te vragen, een oppas te regelen of eromheen te plannen, zonder dat de datum zo ver weg voelt dat hij uit beeld raakt. Trouw je in het hoogseizoen of in een lang weekend, zoals Pinksteren of Hemelvaart? Kies dan voor de vroege kant. Mensen boeken hun zomervakantie vroeg.

Eén voorwaarde: de datum en de locatie (of in elk geval de stad) moeten vastliggen. Met een save the date vraag je mensen ruimte voor je te maken. De datum achteraf verzetten kost je meer goodwill dan iets later versturen.

Bruiloft in het buitenland: 8 tot 12 maanden vooraf

Moeten je gasten vliegen, een hotel boeken en meerdere dagen vrij nemen, dan hebben ze meer tijd nodig. Acht tot twaalf maanden is gebruikelijk, en eerder richting twaalf als je in het hoogseizoen trouwt of veel gasten van ver moeten komen. Zet de locatie op de kaart, zodat gasten alvast naar vluchten kunnen kijken. Meer hierover in een save the date voor je bruiloft in het buitenland.

Familiereünie: 4 tot 6 maanden vooraf

Bij een reünie komen mensen uit verschillende plaatsen en generaties samen, vaak in een weekend dat iedereen moet uitkomen. Met vier tot zes maanden hebben familieleden tijd om reizen te plannen en het onderling af te stemmen. Valt de reünie in de schoolvakantie of hoort hij bij een langere reis, verstuur hem dan eerder.

Kroonjaren en jubilea: 2 tot 3 maanden vooraf

Een 40e, 50e of 60e verjaardag of een zilveren bruiloft is een feest waar mensen graag bij zijn, maar er hoeft zelden voor gereisd te worden. Twee tot drie maanden is meestal genoeg. Is het feest een verrassing? Houd dezelfde tijdlijn aan en zet duidelijk “Het is een verrassing!” op de kaart, zodat niemand zijn mond voorbijpraat. Ideeën voor de kaart zelf vind je in een save the date voor een verjaardag.

Gala’s, bedrijfsfeesten en andere evenementen

Voor een gala, een congres of een bedrijfsjubileum zijn drie tot zes maanden gebruikelijk, omdat gasten agenda’s moeten vrijmaken die snel vollopen. Een kerstborrel of eindejaarsfeest van het bedrijf kan twee tot drie maanden vooraf, het liefst voordat december volloopt. Diplomafeesten en andere grote feesten komen als laatste: zes tot acht weken is prima. Wat je op een zakelijke save the date zet, lees je in een save the date voor een bedrijfsfeest, gala of reünie.

Wanneer de uitnodiging volgt

De save the date is het eerste bericht, niet het enige. De officiële uitnodiging volgt meestal twee tot drie maanden voor een bruiloft, of vier tot zes weken voor een feest, zodra het programma en de details vastliggen. Die uitnodiging is een aparte kaart met een eigen taak; het verschil lees je in save the date of uitnodiging. Je maakt hem met Eventinfo.pro, de uitnodigingsdienst achter freesavethedate.online.

Ben je laat? Het helpt nog steeds

Heb je het ideale moment gemist? Verstuur hem toch. Een digitale save the date is binnen een minuut bij je gasten, en met de knop In agenda staat de datum meteen in hun agenda. Je kunt ook om een vroege RSVP vragen, zodat je eerder weet wie er kan. Hoe je dat instelt lees je in gratis een save the date maken, en wat er op de kaart hoort in wat zet je op een save the date.

Vragen over wanneer je een save the date verstuurt